Librex - Capture de documents

Librex-Capture-FunctionalitQue vous souhaitiez numériser (« scanner ») des documents papiers ou capturer des documents électroniques pour les conserver dans votre système de gestion de contenu, Librex vous offre un moyen de les capturer de façon unifiée. Ainsi, vous pouvez toujours appliquer la même logique d’affaires à vos documents, peu importe la source.

Librex donne aussi une valeur légale à vos documents. Chaque opération est conservée et documentée et vous serez toujours à même de retracer tout l’historique d’un document. Vous pourrez aussi générer des rapports d’opérations dans le système, vous permettant par exemple de retracer combien de documents ont été numérisés pour un utilisateur spécifique et pour une période spécifique.

Options de capture

Numérisation : Librex supporte tous les principaux fabricants de numériseurs à travers l’interface TWAIN. Librex offre aussi des options de numérisation (dématérialisation) telles que la détection et suppression de pages blanches, la suppression et le masquage de bordures, la suppression des tâches et marques et le réalignement automatique.

Courriels: Capturez automatiquement vos courriels en redirigeant une boîte de courriels vers Librex pour traitement automatique, ou encore capturez manuellement vos courriels à l'aide de notre complément Outlook.

Réception de télécopies : Recevez vos télécopies directement dans l’interface client LibrexFax. Ensuite, décidez si vous souhaitez les supprimer, les imprimer, les envoyer par courriel ou télécopieur ou encore les transférer vers Librex pour les traiter et les archiver.

Imprimantes virtuelles : Imprimez vers Librex depuis toute application qui peut imprimer (manuellement ou automatiquement). Vos documents seront convertis vers le format PDF et seront conservés dans Librex. Vous pouvez aussi imprimer depuis votre système AS400.

Importation manuelle de fichiers : Importez tout document électronique depuis la fenêtre d’importation manuelle de Librex. Vous serez ensuite capable de les indexer manuellement ou à l’aide d’automatismes préconfigurés.

Dossiers d’importation automatique : Déposez (manuellement ou par système) tout document vers un dossier réseau défini comme répertoire d’importation par Librex et le document sera ajouté automatiquement à Librex.

Services web : L’API de services web de Librex vous permet de connecter directement votre système à Librex afin de configurer une intégration complète de vos documents et de leurs métadonnées. Vous pouvez lire des documents depuis Librex, ou encore ajouter des documents à Librex.

EXTRACTION DE MÉTADONNÉES / LECTURE AUTOMATIQUE DE DOCUMENTS (LAD)

Processus automatisés de capture : Vous pouvez définir autant d’étapes que souhaité à votre workflow de capture, par exemple en ayant une première étape pour la numérisation par un groupe déterminé d’utilisateurs, une deuxième étape pour l’indexation par un autre groupe d’utilisateurs et une troisième étape où le système enverra les documents par courriel, imprimante ou télécopieur.

OCR / OMR : Extrayez automatiquement le texte de vos documents par reconnaissance optique de caractères (ROC) pour le conserver en tant que métadonnées et l’utiliser dans vos règles d’affaires. Aussi, reconnaissez des marques et images (ROM) pour définir automatiquement vos types de documents.

Codes à barres / Patch code : Lisez la plupart des types de codes à barres et « patch codes » pour indexer et catégoriser automatiquement vos documents.

Fonctions de conversion et validation : Ces fonctions déjà prêtes à l'utilisation et vous permettent d'extraire une donnée structurée. Des exemples: trouver du texte avec une recherche approximative, extraire le plus gros montant sur une page, trouver un numéro de taxes, extraire une donnée correspondant à un format précis pour trouver un numéro de bon de commande, trouver et convertir une date, convertir en majuscules ou minuscules, séparer les valeurs par lignes et colonnes, etc.

Scripts Java avancés : Combinez tout automatisme avec un script Java afin d’effectuer une indexation avancée. Par exemple, vous pourriez extraire un numéro par reconnaissance de caractères (OCR), puis y ajouter un script Java afin d’aller vérifier la validité de ce numéro dans un système externe.

L'animation suivante explique comment les fonctionnalités d'indexation de Librex peuvent vous aider à automatiser vos processus de capture: http://youtu.be/mceZLYwObyE

Pour plus d'information sur les fonctionnalités de capture de Librex, nous vous invitons à télécharger le document d'explications Librex - Capture de documents.

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